공들여 쌓은 탑도 벽돌 한 장을 빼면 무너질 수 있다. 1%의 실수가 100%의 실패를 부른다. 100에서 1을 빼면 99가 되는 것이 아니라 0이 되는 것이다. 공든 탑이 무너지는 것도 한순간이다.
중국의 경영 컨설턴트 왕중추가 ‘디테일의 힘’이란 책에서 강조한 말이다. 워런 버핏도 “명성을 쌓는 데는 20년이 걸리지만 이를 파괴하는 데는 5분밖에 걸리지 않는다”며 디테일 관리의 중요성을 말했다. 디테일을 챙기는 것이 왜 중요할까. 평상시 중요하지 않다고 생각해서 소홀히 했던 작은 불똥이 큰 문제로 번지는 경우가 기업에서는 자주 일어나기 때문이다.
잘 나간다고 생각했던 회사가 어이없이 무너지는 뉴스를 접하게 된다. 그 회사의 문제는 비전이나 전략의 부재보다는 작은 문제에 대한 회피와 무관심, 그로 인한 관리 실패에 기인하는 경우가 많다. 기업 비용절감도 세부적인 문제를 얼마나 잘 관리하는가에 따라 성공 여부나 성과가 달라진다.
비용절감은 어디서부터 시작해야 할까. 계약서 관리부터 출발한다고 말할 수 있다. 컨설팅사의 자료에 따르면 기업 거래의 60~80%는 계약서를 기초로 이뤄지며, 계약서를 정확히 작성하고 잘 지키면 계약 관리에 따른 비용을 33~41% 줄일 수 있다. 이는 기업 전체 연간 비용의 2%에 해당하는 금액이다. 기업의 계약서는 필수적으로 관리해야 하는 부분이다. 기업에서는 상품 구매나 서비스 도입 계약에 앞서 매매 가격, 수량, 거래 조건 등을 논의, 검토하고 협상한 후 서로 조건이 맞으면 계약서를 작성하며 거래를 시작한다. 문제는 계약 이후다. 계약 내용이 중도 변경되거나 계약 만료 시 갱신 등의 관리 업무를 소홀히하는 경우가 많아서다.
부실한 계약서 관리는 향후 기업 내 비용 절감 진행에 걸림돌이 되는데, 올바른 비용 절감을 위해서는 무엇보다 현재 각각의 상품 구매나 서비스에 대한 현황 파악이 필요하기 때문이다. 이런 문제를 해결하려면 어떻게 해야 할까.
먼저 계약서 관리를 일원화할 필요가 있다. 거래 조건이 합의 후 작성하는 계약서는 초안부터 계약 날인 및 관리, 계약 종료 후 폐기까지 일원화돼야 하는데 이런 관리 절차가 없을 경우 계약서 내용이 혼동되고 심지어는 계약서가 분실되는 일도 벌어진다. 계약서 최초 작성부터 폐기까지의 전 과정을 관리하는 ‘계약관리 프로세스’를 정립하고, ‘전담 부서제를 운영’하고 ‘정·부 계약 관리 책임자’ 제도를 만들어 체계적으로 관리해야 기업 내 비용 절감 활동을 원활하게 시작할 수 있다. ‘계약만료시점의 확인’도 중요하다. ‘계약만료시점’은 현재 거래 조건을 객관적으로 평가하고 비교해 가격이나 서비스 등 제반 조건에 대해 협상할 수 있는 최적의 타이밍이기 때문이다. 하지만 기업 현장에서는 쉬워 보이는 ‘계약 만료 시점 관리’를 놓치는 경우가 많다. 계약 만료일이 서비스마다 다르고, 더 급한 업무에 우선 순위가 밀리다보면 만기 관리 시점을 챙기기가 쉽지 않다. 이런 문제 해결을 위해서는 제각각인 계약만기일을 항목별로 구분한 뒤 이것을 월별 또는 분기별로 계약만료시점을 일괄 정리 및 통일하면 쉽게 확인, 관리할 수 있다. 추가적으로 ‘기업계약관리솔루션(ECM)’을 도입하면 계약 관리 업무를 더 쉽고 빠르게 체계적으로 관리, 업무 효율성을 크게 높일 수 있는 장점도 있다.
서울과 부산 분원을 중심으로 해외 대학 진학을 희망하는 학생을 교육하고 진로 컨설팅을 제공하는 전문학원인 A사는 철저한 계약서 관리로 비용을 많이 아낀 경험이 있다. 수강생의 학습 지원을 위해 A사는 태블릿PC(아이패드) 1000대를 빌리며 월 5000만원, 연간 6억원의 비용을 지출하고 있었다. A사 담당자는 이 렌털 서비스 계약 만기 시점에 주목했고, 만기 1개월을 앞두고 수강생의 기기 사용 패턴을 분석해 적절한 스펙의 기기를 재선정한 뒤 기존 렌털사를 포함, 여러 회사 간 비교 견적을 받았다. 거래 중단의 위협을 느낀 기존 렌털사는 계약 연장시 기존 거래 조건에서 35% 할인해주겠다고 제안했다. 이를 받아들인 A사는 연간 6억원이던 렌털비용을 3억9000만원으로 낮춰 2억1000만원의 비용을 줄일 수 있었다.
고경수 < 코스트제로 대표 >
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